Tin tức

Khi hoạch định ngân sách chi phí thuê văn phòng, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào đơn giá thuê mặt bằng theo mét vuông. Tổng ngân sách thực tế hàng tháng là sự cấu thành của nhiều hạng mục chi phí cố định và biến đổi khác nhau.

Dưới đây là bảng tổng hợp cấu trúc các loại chi phí thuê văn phòng đầy đủ nhất hiện nay:

Cấu trúc tổng chi phí thuê văn phòng hàng tháng

 Công thức tính tổng ngân sách hàng tháng (Tham khảo)

Tổng chi phí hàng tháng = Tiền thuê cơ bản + Phí dịch vụ + Tiền điện + Phí đỗ xe + Phí ngoài giờ (nếu có) + Thuế VAT 10%

Ví dụ thực tế: Doanh nghiệp thuê văn phòng 100 m² với đơn giá tiền thuê và phí dịch vụ giả định:

• Tiền thuê & Phí dịch vụ: 57.000.000 đồng
• Thuế VAT (10%): 5.700.000 đồng
• Tiền điện: ~3.000.000 đồng
• Phí gửi xe (5 xe máy): 1.000.000 đồng
• Tổng chi phí thực tế: ~66.700.000 đồng/tháng

⚠️ Các lưu ý pháp lý & Thuế quan trọng cho Kế toán

1. Điều kiện tính vào chi phí hợp lý (Được trừ khi tính thuế TNDN):
Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ gồm: Hợp đồng thuê văn phòng, Hóa đơn tài chính, và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (bắt buộc thông qua tài khoản ngân hàng đối với các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên theo quy định mới).

2. Thuê văn phòng từ cá nhân (Chủ nhà):

• Nếu tổng doanh thu cho thuê của cá nhân đó từ 100 triệu đồng/năm trở xuống: Miễn thuế GTGT và TNCN. Doanh nghiệp không cần hóa đơn GTGT, chỉ cần hợp đồng, chứng từ thanh toán và bảng kê để được tính chi phí hợp lý.
• Nếu doanh thu trên 100 triệu đồng/năm (lên đến trên 1 tỷ đồng): Phải nộp thuế GTGT (5%) và thuế TNCN (5%). Doanh nghiệp cần làm rõ trong hợp đồng xem bên nào có nghĩa vụ kê khai và nộp khoản thuế này.

3. Nguyên tắc hạch toán kế toán:

• Tiền đặt cọc được theo dõi trên tài khoản TK 244 (Cầm cố, thế chấp, ký quỹ) chứ không đưa thẳng vào chi phí.
• Tiền thuê trả trước nhiều kỳ phải hạch toán vào TK 242 (Chi phí trả trước) rồi phân bổ dần theo từng tháng sử dụng để đảm bảo tính đúng kỳ.

Để giúp bạn tính toán ngân sách sát thực tế nhất, vui lòng cho biết:

• Bạn đang dự định tìm văn phòng tại thành phố/quận nào?
• Quy mô diện tích cần thuê (hoặc số lượng nhân sự dự kiến) là bao nhiêu?

Bạn ưu tiên mô hình văn phòng truyền thống tự setup hay văn phòng trọn gói (đã có sẵn nội thất, tiện ích)?